Cách thức điều hành ở Làng Mai

Lúc đầu, khi nhóm của anh Thiều mới qua thì chưa ai có kinh nghiệm gì về tổ chức hay điều hành như một tập thể hết. Chân Không tìm chỗ học và chở con anh Thiều đi học. Chân Không dịch nguyên cuốn dạy lái xe từ tiếng Pháp ra tiếng Việt cho anh Thiều và chú Dũng. Chân Không làm việc rất vui và không khí rất hạnh phúc. Thầy viết một cuốn truyện ngắn có tựa là Tý kể về đời sống gia đình anh Thiều ở Làng những năm đó. Là một nhà văn nên Thầy có cái nhìn rất thiền vị, rất văn chương, rất quê hương, rất là hay, đọc rất là cảm động! Mỗi lần viết được năm, bảy trang thì Tý về, mọi người quy tụ lại thì Thầy đọc cho nghe và ai cũng lên tinh thần.

Về mặt điều hành thì Thầy điều hành. Thầy ra lệnh hết, đập bỏ se chứa rượu này, xây hai dãy phòng cư xá Đồi Mận kia… Còn về mặt tiền bạc thì Chân Không ráng mà lo. Tiền người ta cúng dường, tiền đóng góp khoá tu Mùa Hè, tiền đi dạy bên Thuỵ Sĩ, dạy bên Đức, dạy ở Paris thì bỏ vô quỹ chung. Nhưng khi chúng xuất sĩ đông đảo, sắp đến khoá tu Mùa Hè, Xóm Thượng nói:

“Sư cô Chân Không, bắt đầu mùa hè mỗi tháng 30 ngày. Người ta ghi tên tuần đầu là 300 người, tuần thứ hai là 400 người, tuần thứ ba là 600 người, tuần thứ tư là 800 người. Sư cô đưa tiền cho thủ quỹ mua thêm chén đĩa, ly, nồi, chảo…”

Chân Không tổng cộng nhân chia rồi đưa cho quý thầy 3 hay 6 ngàn gì đó và đưa cho Xóm Hạ bao nhiêu tiền và Xóm Mới bao nhiêu tiền. Nhưng Chân Không chỉ xin thầy Pháp Huy ký tên đã nhận bao nhiêu để chuẩn bị xài cho Xóm Thượng, sư Cô Bảo Nghiêm nhận bao nhiêu xài cho Xóm Hạ, sư cô Hiếu Nghiêm nhận bao nhiêu cho Xóm Mới, chỉ có chữ ký tên các sư cô hay các thầy là đủ mà không cần biên nhận.

Chân Không chỉ lo tài chính lúc ban đầu. Sau này mỗi xóm có thủ quỹ lo tài chính riêng. Mỗi Xóm tự lo. Chỉ có khoá tu Mùa Hè là có đông người tới và tiền thu được từ khoá tu lớn mùa hè thì bỏ vào quỹ Trung ương. Trung ương sẽ chia cho mỗi Xóm bao nhiêu tuỳ theo những nhu yếu sửa chữa của Xóm đó. Nhưng từ từ mỗi Xóm đều có nhu yếu xây sửa riêng nên cần xài tiền riêng. Trong khi quỹ của Trung ương chỉ có tiền của khoá tu Mùa Hè mỗi năm nên không đủ để chi cho công việc sửa chữa riêng của từng Xóm. Nhưng trong tất cả những tháng khác ngoài khoá tu Mùa Hè thì mình cũng thực tập chánh niệm nên mình cứ cho thiền sinh tới. Gia đình nào không rảnh mùa hè thì thiền sinh có thể tới vào tháng nào cũng được. Trừ tiền thu được từ khoá tu lớn mùa hè thì thiền sinh ở Xóm nào thì Xóm đó giữ tiền rau đậu của thiền sinh ấy đóng góp. Lúc sau này các Xóm cũng tự tổ chức các khoá tu riêng ở Xóm mình.

Cho tới năm thứ chín, khi mình sắp xin vào CONGREGATION tức Giáo hội lớn. Phải có sự đồng ý của Hội đồng Bộ trưởng nước Pháp thì một hội nhỏ Eglise Bouddhique Unifiée theo luật 1901 của mình mới được vào Congregation. Vào được Congragation thì mình được miễn nhiều thứ thuế. Mình mướn cô thư ký kế toán mà cô cũng là giám đốc thuế vụ thì cô nói mình không làm như vậy được. Tiền xài dù ít dù nhiều cũng phải có biên nhận. Nhưng người ta đã xí xoá những năm cũ tại vì mình là một hội nhỏ. Do đó các xóm bắt đầu có ban kế toán riêng và Làng cũng bắt đầu có ban thủ quỹ trung ương để lo việc quản lý và khai thuế cho hợp lệ.

Khi các xóm bắt đầu lớn thì mỗi xóm cử một vị trụ trì. Vị trụ trì đầu tiên của Làng Mai là sư cô Chân Đức, được tấn phong trụ trì ở tu viện Thanh Sơn năm 1998. Cũng trong năm đó có các lễ tấn phong trụ trì ở Làng: thầy Nguyện Hải làm trụ trì Xóm Thượng, sư cô Trung Chính làm trụ trì Xóm Mới và sư cô Diệu Nghiêm (người Hoà Lan, thường được gọi là sư cô Gina) làm trụ trì Xóm Hạ. Hai năm sau đó sư cô Trung Chính được gởi qua Lộc Uyển để lo cho tu viện Lộc Uyển nên sư cô Định Nghiêm thay thế làm trụ trì Xóm Mới, sau đó đổi qua sư cô Linh Nghiêm (người Thái) và khi sư cô Linh Nghiêm về Thái Lan thì Xóm Mới không cử trụ trì nữa. Xóm Thượng thì đổi trụ trì qua thầy Pháp Đôn rồi qua thầy Pháp Hữu. Xóm Hạ thì đến năm 2013 sư cô Diệu Nghiêm nhất định không muốn làm trụ trì nữa nên Thầy kêu ba sư cô làm với nhau gồm có sư cô Hội Nghiêm làm trụ trì với sự giúp đỡ của hai sư cô Thanh Ý và Thuỷ Nghiêm. Tu viện Lộc Uyển thì Thầy bổ nhiệm thầy Giác Thanh và sư cô Trung Chính. Làng Mai Thái Lan thì Thầy bổ nhiệm thầy Pháp Anh. Thiền đường Hơi Thở Nhẹ thì thầy bổ nhiệm sư cô Giác Nghiêm. Các trung tâm khác thì có nơi có trụ trì, có nơi không có vì Hội đồng Tỳ kheo và Tỳ kheo ni quyết định việc bổ nhiệm người lo trách nhiệm này. Ngay từ lúc đầu Thầy đã muốn sự điều hành là do tăng thân. Vị trụ trì giữ trách nhiệm chăm sóc mọi người cho có hạnh phúc chứ không phải là vị lớn nhất. Như ở Xóm Mới, tuy sư cô Định Nghiêm làm trụ trì nhưng trên sư cô cũng có các sư chị là sư cô Đoan Nghiêm và Bảo Nghiêm. Ở Xóm Hạ thì có sư cô Hoa Nghiêm và các sư cô khác cùng làm việc chung với sư cô Gina. Ở Xóm Thượng thì thầy Nguyện Hải cũng có thầy Pháp Đăng và nhiều thầy khác cùng đồng ý chung. Vì vậy cho nên mọi việc luôn luôn là do tăng thân quyết định, ví dụ như tăng thân quyết định tổ chức khoá tu Mùa Hè năm nay vào ngày nào, nên đóng cửa ngày nào, nên tổ chức cùng tăng thân lên núi chơi ngày nào để nghỉ ngơi thư giãn sau khoá tu Mùa Hè. Chỉ khi nào có chuyện rất quan trọng, thấy tăng thân còn non quá thì Thầy mới góp ý vô. Ngay từ đầu Thầy đã tập cho quý thầy, quý sư cô tự điều hành lấy. Khi nào có tin bất thường, rất khó khăn thì sư cô Định Nghiêm, sư cô Diệu Nghiêm hoặc thầy Nguyện Hải đi xe lên gặp riêng Thầy. Sư cô Chân Không cũng không được vào. Vị trụ trì xóm nói rõ những chuyện khó khăn, có sư em nào đó làm sai mà sư cô trụ trì hay thầy trụ trì cũng không giải quyết được thì Thầy mới góp ý. Vì vậy trong tăng thân xuất sĩ có Hội đồng Tỳ kheo (hay Tỳ kheo ni) đóng vai trò quyết định mọi chuyện, Hội đồng Giáo thọ đóng vai trò giảng dạy và cố vấn. Ngoài ra Xóm nào cũng có một Ban Chăm sóc gọi là CTC (care taking council) gồm người đại diện cho Ban Giáo thọ, cho Ban Tỳ kheo, sa di, thức xoa, và có khi có cả cư sĩ thường trú để điều hành những sinh hoạt thường nhật theo quyết định đưa ra từ Hội đồng Tỳ kheo (hay Tỳ kheo ni).